GEEN HARDWARE TE HUREN
Geen cabines, geen ontvangers om uit te delen en in te zamelen, en geen technicus om ze te bemannen, wat de vaste kosten wegneemt die kleine congressen onbetaalbaar maken.
Verenigingen en congressen
CONGRESVERTALING VOOR
VERENIGINGEN
Jaarcongressen, algemene ledenvergaderingen en ledensessies, meertalig gemaakt met een budget dat een vereniging daadwerkelijk kan verantwoorden.
Demo boekenEEN INTERNATIONAAL LEDENBESTAND OP EEN NATIONAAL BUDGET
Verenigingen, federaties en genootschappen zijn doorgaans internationaal qua ledenbestand en bescheiden qua budget. Het jaarcongres is waar die spanning zichtbaar wordt: leden komen uit een tiental landen, en tolkkosten worden per talenpaar geoffreerd tegen een budget dat uit lidmaatschapsgeld wordt gefinancierd.
Het gebruikelijke compromis is het congres in één of twee talen te houden en te accepteren dat een deel van de leden op afstand meevolgt. Op termijn bepaalt dat wie nog de moeite neemt om te komen en wie zich verkiesbaar stelt, een langzame uitholling van het internationale karakter van de vereniging zelf.
Glot verandert de rekensom. Er zijn geen cabines, geen ontvangers en geen tolkenteams per talenpaar, zodat een congres de talen kan bedienen die de leden daadwerkelijk spreken in plaats van de twee die het budget dekte.
PASSEND BIJ EEN VERENIGING
DOOR VRIJWILLIGERS TE RUNNEN
De opzet is een microfoonsignaal en een QR-code, zodat een organisatiecomité het kan draaien zonder een gespecialiseerd av-team.
LEDEN DOEN MEE VANAF OVERAL
Dezelfde sessie bedient de zaal en leden die op afstand deelnemen, wat van belang is voor een algemene ledenvergadering waar aanwezigheid het quorum beïnvloedt.
ZO WERKT CONGRESVERTALING
-
Kies de talen van uw leden
Stel de talen in die aansluiten bij uw ledenbestand. Dekking wordt niet per paar gefactureerd, dus kleinere nationale afdelingen zijn niet als eerste geschrapt.
-
Deel een QR-code
Op het programma, de badge of de openingsslide. Leden doen mee op hun eigen telefoon, zonder iets te installeren.
-
Houd de sessie zoals gepland
Sprekers, debatten en stemmingen verlopen zoals gebruikelijk, terwijl leden volgen in meer dan 60 talen, in de zaal of op afstand.
WAT HET BUDGET NORMAAL GESPROKEN BESLIST
Voor een vereniging wordt de taalkwestie beslist door de begrotingslijn, niet door de statuten. Een vergelijking van de opties laat zien waar het geld daadwerkelijk naartoe gaat.
| Aanpak | Sterk punt | Beperking |
|---|---|---|
| Congres in één taal | Betaalbaar | Leden uit andere landen komen minder vaak, en stellen zich daardoor minder vaak verkiesbaar |
| Tolken alleen voor de plenaire zitting | Dekt de formele sessie | Werkgroepen en debatten, waar leden daadwerkelijk bijdragen, blijven eentalig |
| Vrijwillige tolken uit de leden | Gratis, goedbedoeld | Onbetrouwbaar, uitputtend voor de vrijwilliger, en haalt hem uit het debat |
| Schriftelijke vertaling na afloop | Goed voor het archief | Leden konden niet deelnemen aan de discussie die ertoe deed |
| Glot | Elke sessie, elke ledentaal | Vereist een microfoonsignaal en iemand die de sessie opent |
EEN ALGEMENE LEDENVERGADERING MET EEN QUORUMPROBLEEM
Een Europese beroepsfederatie heeft ledenafdelingen in elf landen. De jaarlijkse algemene ledenvergadering wordt in het Engels en het Frans gehouden, en de opkomst uit de oostelijke en zuidelijke afdelingen daalt al jaren, wat inmiddels het quorum voor statutaire stemmingen bedreigt.
Het bestuur leest dit als betrokkenheidsverlies. De afdelingen beschrijven iets eenvoudigers: reizen om een dag debat op halve snelheid te volgen, om vervolgens te stemmen over moties die zij nooit hebben kunnen bepleiten.
De vergadering op Glot laten draaien verandert de rekensom nog voor de opkomst verandert. Er zijn geen cabines of ontvangers te huren, zodat de talen van alle elf afdelingen kunnen worden ingeschakeld voor dezelfde kosten als twee. Leden die op afstand deelnemen, volgen dezelfde sessie, wat vaak precies is wat het quorum herstelt.
CONGRESVERTALING DRAAIEN MET EEN VRIJWILLIGERSCOMITÉ
-
Houd één microfoon voor de zaal
Eén rondgaande microfoon voor bijdragen van leden is veel beter dan hopen dat de zaalmicrofoon ze opvangt. Het dwingt ook spreekbeurten af tijdens debatten.
-
Druk de QR-code op de badge
Vrijwilligerscomités kunnen niet de hele dag een helpdesk bemannen. Een code op de badge en het programma neemt de meeste vragen weg.
-
Bereid de bewoordingen van moties en statuten voor
Moties, statutaire artikelen en functietitels moeten vooraf worden aangeleverd, want dit zijn de passages waar precisie telt bij een stemming.
-
Test de verbinding op locatie
Congressen van verenigingen gebruiken vaak gemeentelijke of universitaire locaties waar de wifi bescheiden is. Een korte test de dag ervoor voorkomt een slechte start.
VEELGESTELDE VRAGEN
Het wordt geprijsd per evenementdag, of vanuit een urenkrediet verspreid over meerdere evenementen, in plaats van per talenpaar, en elke taal is inbegrepen zonder toeslag. Dat maakt meestal het verschil voor verenigingen. Bespreek uw congresformat met ons en wij worden concreet.
Ja. Dezelfde sessie dekt leden in de zaal en leden die op afstand deelnemen, met één link in plaats van een aparte uitzending.
Nee. Er is een schoon microfoonsignaal nodig en iemand die de sessie opent. Vrijwilligerscomités draaien het zonder gespecialiseerde ondersteuning.
Ja. Alles wat door een microfoon wordt opgevangen, wordt vertaald, inclusief bijdragen vanuit de zaal tijdens een debat of vergadering.
Aan het einde van elke sessie kan een schriftelijke samenvatting worden gedownload, die het secretariaat een praktische basis geeft voor een verslag aan de leden. Deze moet worden gedownload voordat de sessie sluit.
Glot regelt de taallaag; stemmen verloopt via het systeem dat uw statuten voorschrijven. Beide worden naast elkaar gebruikt, waarbij de sessie ervoor zorgt dat leden op afstand het debat volgen voordat zij stemmen.
De prijs is per sessie in plaats van per talenpaar, meestal de doorslaggevende factor voor verenigingen. Vertel ons uw congresformat en wij worden concreet over de kosten.
De schriftelijke samenvatting die aan het einde van elke sessie wordt gedownload, geeft het secretariaat een startpunt voor zijn verslag aan de leden, in plaats van een vertaalopdracht uit te besteden.
Klaar om live te gaan?
ELK LID.
ELKE TAAL.
Boek een demo van 20 minuten en wij stemmen het af op uw volgende congres.